Mise en place en situation d’urgence et de manière temporaire, le télétravail imposé par le Covid 19, a été une formidable opportunité de penser le travail « autrement » au sein des TPE et PME-PMI. Certaines d’entre elles réfléchissent même à pérenniser l’essai et à ancrer de nouvelles habitudes de travail. Une mini révolution pour ces petites entreprises qui n’avaient jamais expérimenté cette façon de travailler.
Cependant, le danger guette de pérenniser ces nouvelles habitudes sans concertation, ni accompagnement des managers et des collaborateurs. D’autant plus que l’organisation du travail pendant la période de confinement a consisté plus à une poursuite d’activités à distance qu’à un véritable télétravail.
Certains salariés peuvent se sentir isolés et à l’écart tandis que les managers peuvent se retrouver en difficulté pour piloter leurs équipes qui ne sont pas physiquement présentes.
Piloter à distance ne s’improvise pas. Le télétravail mal organisé peut nuire notablement à la performance, à la motivation et au bien-être des collaborateurs.
Comment faire perdurer cette nouvelle façon de travailler tout en conciliant motivation individuelle et performance collective ?
Voici les 7 principes à respecter pour pérenniser avec succès cette nouvelle d’organisation
Règle n°1 : fixer des règles claires en matière de télétravail.
L’entreprise doit déterminer précisément les règles de fonctionnement du télétravail qu’elle souhaite (quelles fonctions sont autorisées à l’utiliser, à quelle fréquence, sous quelles conditions…), pour limiter les risques de désorganisation. La règle d’or est que le temps en présentiel doit être plus important que le distanciel. 2 à 3 jours maximum par semaine de jours télétravaillés doivent être autorisés.
Règle n°2 : adapter vos pratiques managériales.
C’est seulement à cette condition que le télétravail peut tenir ses promesses de mode d’organisation du travail «gagnant-gagnant». Adapter ses pratiques managériales veut dire que le management doit se baser sur la confiance, en fixant des objectifs. Lâchez prise et renoncez à contrôler le temps de travail de vos travailleurs à distance ! Ne les accablez pas de reporting, mais fixez-leur des objectifs précis, atteignables, mesurables, inscrits dans le temps et réévaluables. Et attachez-vous simplement à la mesure des résultats attendus.
Règle n°3 : choisir les modes de communication adaptés en fonction des situations (réunions physiques, à distance, conférence téléphoniques, mails, etc…).
Tout problème n’a pas forcément besoin d’une réunion pour être réglé ! Loin de vos collaborateurs, vous êtes moins en capacité de détecter les « signaux faibles » qui indiquent qu’ils sont en difficulté. Pour compenser, à vous d’instaurer une communication à distance de qualité. Variez les outils : privilégiez le téléphone pour une urgence, utilisez les mails pour les informations plus formelles et la visioconférence pour les réunions.
Règle n°4 : instaurer une relation de qualité.
Quand vous appelez un télétravailleur faites preuve d’empathie et de bienveillance pour créer une proximité relationnelle. Prenez le temps de lui demander comment il va. C’est important, car l’ambiance de travail et la cohésion d’une équipe tiennent pour une part à ces moments d’échanges informels autour de la machine à café. À distance, il faut trouver une autre façon de recréer du lien.
Règle n°5 : organiser des rituels avec l’équipe.
L’un des principaux risques pour le télétravailleur, c’est la perte du lien social avec l’équipe. Il est donc important d’entretenir activement ce lien en instaurant des rituels : journées sans télétravail, où tout le monde se retrouve au bureau, brief de 5-10 mn le matin en visio café…
Règle n°6 : veiller à une séparation vie privée et vie professionnelle.
Si certains ont dû travailler dans un premier temps depuis leur canapé ou la table de leur cuisine alors attention aux risques de ne plus faire la distinction entre vie privée et vie professionnelle. L’entreprise doit définir un certain nombre de règles pour ses collaborateurs en télétravail : espace spécifique à disposition, configuration technique obligatoire, horaires délimités…
Règle n°7 : accompagner les managers et leurs équipes.
L’accompagnement des équipes dans la structuration du télétravail est fondamental pour éviter frustrations et/ou incompréhensions des règles définies dans le cadre de la nouvelle organisation. L’enjeu est aussi de pouvoir favoriser une dynamique d’équipe hautement performante et ce malgré la distance et les écrans. Les aptitudes technologiques, tout comme les capacités de motivation intrinsèque et de responsabilisation forment désormais un nouveau modèle de leadership. Les managers de proximité doivent être en capacité d’animer de nouvelles dynamiques de groupes virtuels qui vont prendre de plus en plus de place dans nos vies professionnelles.
Le Covid-19 a favorisé l’émergence d’une forme imparfaite de télétravail.
Il s’agit désormais de transformer l’essai et de faire en sorte que cette nouvelle façon de travailler devienne un véritable projet d’entreprise.
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